Krótka odpowiedź
Paliwo, ładowanie, serwis, opony, myjnię i parkingi zaliczasz do kosztów na podstawie faktur wystawionych na firmę, najlepiej z numerem rejestracyjnym auta. Przy samochodzie osobowym w użytku mieszanym kosztem jest 75% tych wydatków (razem z nieodliczoną połową VAT), a 100% – gdy auto służy wyłącznie działalności, co u czynnego podatnika VAT potwierdzasz zasadami używania, ewidencją przebiegu i zgłoszeniem VAT-26. Serwis wliczony w ratę warto mieć wykazany na fakturze osobno.
Szukasz leasingu dla firmy?
Opisz przedmiot i firmę – zapytanie trafi do firm leasingowych, które finansują taki przedmiot.
Co należy do kosztów eksploatacji
- Paliwo i ładowanie Benzyna, olej napędowy, LPG, energia elektryczna do ładowania auta.
- Serwis i naprawy Przeglądy, części, robocizna, wymiana oleju, naprawy po awarii.
- Opony i ich przechowywanie Zakup, wymiana sezonowa, depozyt.
- Utrzymanie Myjnia, płyn do spryskiwaczy, akcesoria eksploatacyjne.
- Opłaty drogowe i parkingi Opłaty za parkowanie i za przejazd autostradą – w praktyce traktowane jako wydatki związane z używaniem auta.
Raty leasingu nie są kosztem eksploatacyjnym – dla nich obowiązuje osobny limit kosztów samochodu 2026, zależny od emisji CO2. Składki AC i GAP mają własne ograniczenie w ustawie, opisane przy rejestracji i ubezpieczeniu auta w leasingu.
75% czy 100% w skrócie
Ograniczenie do 75% dotyczy samochodów osobowych używanych także prywatnie (art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT, art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT). Jeśli nie prowadzisz ewidencji przebiegu wymaganej przez ustawę o VAT, samochód osobowy uznaje się za używany także prywatnie (art. 23 ust. 5f ustawy o PIT). Pojazdy spoza definicji samochodu osobowego, np. część aut dostawczych z badaniem dodatkowym, rozliczasz w całości.
Warunki pełnego rozliczenia, wyjątki dla firm zwolnionych z VAT i ryzyko korekty od początku używania auta opisuje artykuł o tym, kiedy koszty eksploatacji są w kosztach w 75%, a kiedy w 100%.
Serwis wliczony w ratę leasingu
Część umów leasingu lub pakietów obejmuje serwis, opony czy assistance w racie. Jeśli opłata leasingowa została skalkulowana z uwzględnieniem kosztów eksploatacji samochodu osobowego, ograniczenie 75% stosuje się do tej części opłaty, która obejmuje eksploatację (art. 23 ust. 3b ustawy o PIT, art. 16 ust. 3b ustawy o CIT). Dlatego dobrze, by faktura lub harmonogram pokazywały tę część oddzielnie – zobacz, co obejmuje pakiet serwisowy i assistance.
Jak dokumentować wydatki
- Faktury na firmę Z Twoim NIP, najlepiej z numerem rejestracyjnym pojazdu – zwłaszcza gdy masz kilka aut. Bez przypisania do auta trudno wykazać, którego samochodu dotyczy wydatek.
- Karty paliwowe Ułatwiają przypisanie tankowań do konkretnego samochodu i dają zbiorczą fakturę za okres.
- Ładowanie w domu Przy aucie elektrycznym udokumentowanie zużycia energii na potrzeby firmy bywa trudne. Rozwiązanie (np. osobny licznik) omów z księgowym.
- Ewidencja przebiegu Konieczna, jeśli chcesz rozliczać 100% kosztów i VAT – zobacz, co musi zawierać ewidencja przebiegu pojazdu. >>>
Odliczenie VAT od paliwa i ładowania ma własne zasady – opisuje je artykuł paliwo i VAT. Gdy auto służy też do celów prywatnych, zobacz, jak rozliczyć prywatne użycie samochodu firmowego.
Czytaj dalej
Zobacz też
Użytek prywatny
Co oznacza jazda prywatna autem firmowym w leasingu: 50% VAT i 75% kosztów, zakaz przy VAT-26, przychód wspólnika lub członka zarządu i zapisy umowy leasingu.Auto dla pracownika
Auto z leasingu do celów prywatnych pracownika: ryczałt 250 zł (do 60 kW, elektryczne) lub 400 zł, 1/30 za dzień, dopłata pracownika, paliwo, ZUS i regulamin.Paliwo i VAT
Ile VAT odliczysz od paliwa, LPG i ładowania auta firmowego: 50% przy użytku mieszanym, 100% przy VAT-26 lub badaniu dodatkowym. Faktury i karty.Rejestracja i ubezpieczenie
Kto rejestruje auto w leasingu, co jest w dowodzie rejestracyjnym, OC i AC wymagane umową, cesja polisy, GAP oraz składki AC w kosztach.
Pytania
Najczęstsze pytania
Czy przy ryczałcie ewidencjonowanym ograniczenie 75% ma znaczenie?
Nie dla podatku dochodowego – na ryczałcie nie rozliczasz kosztów. Zasady odliczania VAT (50% lub 100%) obowiązują jednak niezależnie od formy opodatkowania, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT.
Czy mandat lub opłata dodatkowa za parkowanie to koszt eksploatacji?
Nie. Kary i grzywny nie są kosztem podatkowym. Zobacz, co zrobić z mandatem z fotoradaru w leasingu.
Czy ograniczenie 75% dotyczy też samochodu w leasingu lub najmie?
Tak. Przepis dotyczy wydatków na używanie samochodu osobowego niezależnie od tego, czy jesteś jego właścicielem, czy korzystasz z niego na podstawie leasingu lub najmu.