Krótka odpowiedź
Ewidencję przebiegu pojazdu prowadzisz, jeśli odliczasz 100% VAT od samochodu wykorzystywanego wyłącznie w działalności (art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT). Prowadzisz ją od dnia rozpoczęcia takiego wykorzystywania do dnia jego zakończenia. Musi zawierać m.in. numer rejestracyjny, stany licznika i wpis o każdym wyjeździe: numer, datę i cel, trasę, liczbę kilometrów oraz imię i nazwisko kierowcy.
Szukasz leasingu dla firmy?
Opisz przedmiot i firmę – zapytanie trafi do firm leasingowych, które finansują taki przedmiot.
Kiedy ewidencja jest obowiązkowa
Ewidencja przebiegu potwierdza, że pojazd służy wyłącznie działalności. Jest warunkiem pełnego odliczenia VAT od rat leasingowych, paliwa i innych wydatków – zobacz, na czym polega odliczenie 100% VAT i VAT-26.
Ewidencji nie musisz prowadzić (art. 86a ust. 5):
- gdy odliczasz 50% VAT,
- gdy nie przysługuje Ci prawo do odliczenia VAT od wydatków na pojazd,
- dla pojazdów przeznaczonych wyłącznie do odsprzedaży albo do oddania w odpłatne używanie (np. wypożyczalnie),
- dla pojazdów, których konstrukcja wyklucza użytek prywatny (art. 86a ust. 9) – np. auta z jednym rzędem siedzeń i zaświadczeniem ze stacji kontroli pojazdów.
Co musi zawierać ewidencja
Elementy ewidencji wymienia art. 86a ust. 7 ustawy o VAT:
- Pojazd numer rejestracyjny
- Okres ewidencji dzień rozpoczęcia i zakończenia jej prowadzenia
- Stan licznika na dzień rozpoczęcia, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia
- Każdy wyjazd kolejny numer wpisu, data i cel, trasa (skąd – dokąd), liczba km, imię i nazwisko kierowcy
- Podsumowanie liczba km na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia
Wpisy kierowcy, który nie jest podatnikiem, potwierdzasz na koniec każdego okresu rozliczeniowego (miesiąca albo kwartału) w zakresie ich autentyczności. Jeśli pojazd udostępniasz osobie niebędącej Twoim pracownikiem (np. współpracownikowi na kontrakcie), wpisu dokonuje osoba udostępniająca, a obejmuje on datę i cel udostępnienia, stan licznika przy wydaniu i zwrocie, liczbę kilometrów i dane osoby (art. 86a ust. 8).
Forma i praktyka prowadzenia
Ustawa nie narzuca formy ewidencji – może być papierowa albo elektroniczna, np. w programie księgowym lub aplikacji. Dane z lokalizatora GPS mogą ułatwić jej prowadzenie, ale ewidencja musi zawierać wszystkie elementy z ustawy, w tym cel wyjazdu i dane kierowcy – sam zapis tras z GPS tego nie zapewnia.
- Wpisy na bieżąco – uzupełnianie ewidencji po kilku miesiącach jest trudne do obrony podczas kontroli.
- Cel wyjazdu konkretnie – „spotkanie z klientem X” zamiast samego „sprawy firmowe”.
- Zgodność z innymi dokumentami – kilometry w ewidencji powinny pasować do faktur za paliwo, serwis i stanu licznika przy przeglądach.
Skutki braku lub błędów w ewidencji
Brak ewidencji albo zapisy wskazujące na użytek prywatny oznaczają utratę prawa do 100% odliczenia – organ może przyjąć, że przysługiwało tylko 50% VAT, i zażądać zapłaty różnicy z odsetkami. W podatku dochodowym brak ewidencji u podatnika VAT oznacza, że auto jest uznawane za używane także prywatnie, więc wydatki eksploatacyjne są kosztem w 75% (art. 23 ust. 5f ustawy o PIT). Zobacz, kiedy koszty eksploatacji są kosztem w 75%, a kiedy w 100%.
Jeśli przestajesz używać auta wyłącznie w firmie, zakończ ewidencję, zaktualizuj VAT-26 i sprawdź, czy musisz skorygować VAT – zobacz korekta VAT przy zmianie przeznaczenia.
Ewidencja VAT a „kilometrówka”
Ewidencji przebiegu dla VAT nie należy mylić z ewidencją z art. 23 ust. 5 i 7 ustawy o PIT, prowadzoną przy rozliczaniu używania do celów służbowych prywatnych samochodów pracowników (tzw. kilometrówka). Ta druga zawiera inne dane, m.in. stawkę za kilometr. Przy aucie w leasingu firmy chodzi o ewidencję z ustawy o VAT. Praktykę dokumentowania wydatków na auto opisuje artykuł paliwo, serwis i opony auta w leasingu.
Czytaj dalej
Zobacz też
KSeF w leasingu
Faktury za raty, opłatę wstępną i wykup w Krajowym Systemie e-Faktur: terminy KSeF w 2026 r., data otrzymania faktury a odliczenie VAT i dostęp dla księgowego.VAT przy wykupie
Wykup przedmiotu po leasingu operacyjnym w VAT: faktura za dostawę, odliczenie 50 lub 100% przy aucie, wykup prywatny, przekazanie na cele osobiste i sprzedaż.Korekta VAT auta
Co zrobić z VAT, gdy auto z leasingu przestaje być wyłącznie firmowe albo odwrotnie: aktualizacja VAT-26, korekta w okresie 60 miesięcy z art. 90b i przykłady.VAT od opłaty wstępnej
Kiedy powstaje VAT od opłaty wstępnej w leasingu operacyjnym i finansowym, kiedy dostaniesz fakturę i odliczysz podatek oraz ile odliczysz przy aucie osobowym.
Pytania
Najczęstsze pytania
Czy ewidencję trzeba wysyłać do urzędu?
Nie. Ewidencję przechowujesz i okazujesz na żądanie organu, np. podczas kontroli. Do urzędu składasz jedynie informację VAT-26.
Czy dojazd z domu do siedziby firmy to wyjazd służbowy?
Ocena zależy od okoliczności, m.in. od tego, gdzie prowadzisz działalność i gdzie auto ma być parkowane według zasad używania. To częsty punkt sporny w kontrolach – ustal go w regulaminie i skonsultuj z doradcą.
Czy ewidencja dla kilku kierowców może być wspólna?
Tak, ewidencję prowadzi się dla pojazdu, a każdy wpis zawiera imię i nazwisko kierującego. Ważne, by wpisy były kompletne i potwierdzane na koniec okresu rozliczeniowego.