Krótka odpowiedź
Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy VAT odbierają faktury od innych firm przez KSeF – także faktury za opłatę wstępną, raty i wykup. Najwięksi podatnicy (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.) wystawiają faktury w KSeF od 1 lutego 2026 r., pozostali – od 1 kwietnia 2026 r., z wyjątkami przejściowymi do końca 2026 r. Faktura z KSeF jest uznana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru w systemie, co wpływa na moment odliczenia VAT.
Szukasz leasingu dla firmy?
Opisz przedmiot i firmę – zapytanie trafi do firm leasingowych, które finansują taki przedmiot.
Terminy KSeF w 2026 roku
| Od kiedy | Kto | Obowiązek |
|---|---|---|
| 1.02.2026 | wszyscy podatnicy VAT | odbieranie faktur ustrukturyzowanych przez KSeF |
| 1.02.2026 | podatnicy ze sprzedażą (z VAT) powyżej 200 mln zł w 2024 r. | wystawianie faktur w KSeF |
| 1.04.2026 | pozostali podatnicy | wystawianie faktur w KSeF |
| do 31.12.2026 | podatnicy, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie | mogą wystawiać faktury poza KSeF (art. 145m) |
| do 31.12.2026 | faktury z kas rejestrujących | mogą być wystawiane poza KSeF (art. 145n) |
Firmy leasingowe to zwykle duże podmioty, więc faktury za raty wystawiają w KSeF. Jeśli Twoja firma również wystawia faktury, obowiązki po stronie sprzedaży dotyczą Cię niezależnie od leasingu.
Faktury leasingowe w KSeF
KSeF nie zmienia zasad rozliczania leasingu – zmienia tylko formę faktury. Nadal otrzymujesz faktury za:
- opłatę wstępną i kolejne raty (leasing operacyjny),
- dostawę przedmiotu na początku umowy (leasing finansowy),
- wykup, opłaty dodatkowe, refaktury i noty – w zakresie, w jakim dokumentowane są fakturami,
- korekty – jako faktury korygujące wystawiane w KSeF.
Częstotliwość fakturowania, np. osobna faktura za każdą ratę, wynika z praktyki firmy leasingowej i umowy. Wiele firm nadal udostępnia też kopie faktur w portalu klienta, ale wiążąca jest faktura w KSeF. Faktury wystawiane na rzecz konsumentów nie muszą trafiać do KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4), co dotyczy np. leasingu konsumenckiego.
Data otrzymania faktury a odliczenie VAT
Faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną w dniu przesłania do KSeF, a za otrzymaną – w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF (art. 106na ust. 1 i 3 ustawy o VAT). Prawo do odliczenia VAT powstaje nie wcześniej niż w okresie, w którym otrzymałeś fakturę, więc znaczenie ma właśnie data z KSeF – a nie dzień, w którym fakturę obejrzałeś.
Zasady odliczania VAT od rat opisują artykuły VAT w leasingu operacyjnym i VAT w leasingu finansowym.
Dostęp do faktur dla firmy i księgowego
Faktury w KSeF są dostępne po uwierzytelnieniu w systemie. W praktyce nadajesz uprawnienia do odbierania faktur biuru rachunkowemu albo pracownikowi, a program księgowy pobiera faktury automatycznie. Warto to ustawić na początku umowy leasingu, żeby faktury za raty nie umykały z rozliczeń.
Firmy zwolnione z VAT i rolnicy
Faktury wystawiane na rzecz firmy zwolnionej z VAT również trafiają do KSeF – zwolnienie nie zmienia sposobu ich odbioru. Taka firma nie odlicza VAT, ale potrzebuje faktury do rozliczenia kosztów w podatku dochodowym – zobacz leasing dla firmy zwolnionej z VAT. Szczególne zasady dotyczą faktur VAT RR wystawianych przy nabyciu produktów od rolników ryczałtowych, które od 1 kwietnia 2026 r. można wystawiać w KSeF.
Czytaj dalej
Zobacz też
VAT przy wykupie
Wykup przedmiotu po leasingu operacyjnym w VAT: faktura za dostawę, odliczenie 50 lub 100% przy aucie, wykup prywatny, przekazanie na cele osobiste i sprzedaż.Korekta VAT auta
Co zrobić z VAT, gdy auto z leasingu przestaje być wyłącznie firmowe albo odwrotnie: aktualizacja VAT-26, korekta w okresie 60 miesięcy z art. 90b i przykłady.VAT od opłaty wstępnej
Kiedy powstaje VAT od opłaty wstępnej w leasingu operacyjnym i finansowym, kiedy dostaniesz fakturę i odliczysz podatek oraz ile odliczysz przy aucie osobowym.Firma zwolniona z VAT
Leasing w firmie zwolnionej z VAT (limit 240 000 zł lub zwolnienie przedmiotowe): VAT jako koszt, operacyjny czy finansowy, limit dla aut liczony od brutto.
Pytania
Najczęstsze pytania
Czy mogę nadal dostawać faktury leasingowe e-mailem?
Firma leasingowa może dodatkowo wysłać Ci wizualizację faktury e-mailem, ale fakturą w obrocie między firmami jest dokument w KSeF. Do rozliczeń korzystaj z faktur pobranych z systemu.
Co, jeśli faktura za ratę ma błąd?
Wystawca koryguje ją fakturą korygującą w KSeF. Nabywca nie może sam „poprawić” faktury ustrukturyzowanej – zgłoś błąd firmie leasingowej.
Czy KSeF zmienia termin płatności rat?
Nie. Termin płatności wynika z umowy i harmonogramu. KSeF wpływa na moment wystawienia i otrzymania faktury, a więc na rozliczenie VAT.